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Umlagefähige Nebenkosten / Betriebskosten - Übersicht: Diese Kosten können auf Mieter umgelegt werden

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Welche Nebenkosten & Betriebskosten sind umlagefähig? Eine Übersicht für Mieter - Diese Kosten können auf Sie umgelegt werden. Dazu gibt es Tipps, was Sie bei einer falschen Abrechnung tun können.

Betriebskosten oder auch Nebenkosten können per Mietvertrag auf Mieter umgelegt werden. Eine Betriebskostenabrechnung setzt also voraus, dass die Umlage der Betriebskosten und eine Abrechnung darüber im Mietvertrag wirksam vereinbart wurden. Doch welche Nebenkosten dürfen eigentlich umgelegt werden und welche nicht?

Betriebskosten auf Mieter umlegen

Einerseits bestimmt das Bürgerliche Gesetzbuch, andererseits auch die Betriebskostenverordnung, welche Kosten genau zu den Betriebskosten zählen und in welcher Form diese auf Mieter umgelegt werden können.

Grundsätzlich gilt, dass bestimmte Nebenkosten unter keinen Umständen auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Darunter fallen alle Kosten, die die Verwaltung der Mietimmobilie, die Instandhaltung und Instandsetzung, und die eigenen Gebühren des Vermieters betreffen. Auch Ausgaben für die Eigentümergemeinschaft dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Damit die umlagefähigen Nebenkosten als wirksam vereinbart gelten, müssen sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt werden. Besondere bei den sonstigen Kosten ist Vorsicht geboten, da diese korrekt sein müssen, um abgerechnet werden zu dürfen.

Sonstige Betriebskosten

Der Kostenpunkt „sonstige Betriebskosten“ kann als 17. Kostenpunkt zusätzlich zu den 16 gängigen Betriebskosten-Arten (welche das sind, lesen Sie weiter unten im Artikel) vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden. Zu den „sonstigen Betriebskosten“ zählen eine Vielzahl verschiedener Kosten. Keinesfalls dürfen einfach übrig gebliebene Kosten unter diesem Punkt umgelegt werden.

Die „sonstigen Betriebskosten“ zählen nur dann als umlagefähig, sollte der Vermieter mit dem Mieter die einzelnen Positionen detailliert im Mietvertrag vereinbart haben. Wenn im Mietvertrag nur Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ vorzufinden ist, dann ist dieser nicht ausreichend, weil er zu unbestimmt ist. Mit den „sonstigen Betriebskosten“ sind laufende Kosten gemeint und nicht einmalig anfallende Betriebskosten, wie die Reparatur der Heizung in einer Wohnung.

In einer Nebenkostenabrechnung müssen die Kosten der „sonstigen Betriebskosten“ zwingend einzeln und auch nachvollziehbar aufgeführt werden.

Unter „Sonstige Betriebskosten“ zählen unter anderem die folgenden Kosten:

• Überprüfungskosten eines Abflussrohres
• Aufwendungen für Abwasserreinigungsanlagen
• Beleuchtungskosten für den Heizraum (wenn sie nicht beim Allgemeinstrom erfasst wurden)
• Reinigung der Lichtschächte und Müllbehälter (könnte auch auf die Kostenart Hausmeister umgelegt werden)

• Aufwendungen für eine Videoüberwachungsanlage (sofern diese erforderlich und es datenschutzrechtlich zulässig ist)
• Wartung von Alarmanlagen
• Druck- und Dichtigkeitsprüfung von Gasleitungen
• Wartungskosten für installierte Haustechnik (Alarmanlagen, Notstromaggregate etc.)
• Spülung der Fußbodenheizung
• Wartung des Blitzableiters
• Wartung von Feuerlöschern und brandschutztechnische Einrichtungen (Brandmelde- und Sprinkleranlagen)

• Kosten für einen Pförtner (soweit notwendig)

• Reinigung von Dachrinnen und Fassaden
• Betriebskosten einer Dachrinnenheizung
• Wartung von CO2-Warnanlagen in den Tiefgaragen
• Kosten für die Reinigung von Glasdächern oder Rollläden

Dagegen sind folgende Kosten normalerweise nicht umlagefähig:

• Versicherungskosten für Umweltschäden, Mietausfall und Rechtsschutz

• Verwaltungskosten (Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte, Einrichtungen und vom Vermieter persönlich geleistete Verwaltungsarbeit)
• Bankgebühren
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

• Abhaltung von Mietersprechstunden
• Reparaturkosten
• Kosten für Arbeitsmittel und Geräte
• Kosten für die Bewachung von Grundstück und Gebäude
• Überprüfung des Gesamtzustandes von Grundstück und Gebäude
• Kostenaufwand für Leerstand, d.h. leerstehende Wohnungen
• Neuanlage eines Gartens, allerdings die Kosten für die Gartenpflege

• Wartung der Klingelanlage bzw. Gegensprechanlage
• Wartungs- bzw. Überprüfungskosten für Fenster

Wie werden Nebenkosten abgerechnet?         

Wenn Mieter für die Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung im Rahmen der Warmmiete geleistet haben, dann ist der Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.                                                                                    

Dabei sollten folgende formalen und inhaltlichen Kriterien berücksichtigt werden:

• Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich vorliegen
• Die Nebenkostenabrechnung muss einmal alle zwölf Monatean den Mieter ausgestellt werden
• Die Abrechnungsperiode darf höchstens zwölf Monate betragen
• Die Nebenkostenabrechnung muss gut verständlich und übersichtlich sein
• Darin muss eine Aufstellung der Gesamtkosten enthalten sein
• Die geleisteten Vorauszahlungen müssen mit den Gesamtkosten verrechnet werden

Sollte im Mietvertrag die Zahlung einer Betriebskostenpauschale durch den Mieter festgehalten sein, muss keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden.

Umlagefähige Nebenkosten

Grundsätzlich zählen nur Ausgaben zu den Betriebskosten dazu, die zu einer der 17 Positionen des Betriebskostenkatalogs (§ 2 BetrKV) gehören. Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag festgehalten sein.

Häufig gibt es darin aber keine Auflistung aller Kostenpositionen, sondern lediglich den Verweis auf die Betriebskostenverordnung: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“ Wenn es diesen Verweis nicht gibt, sondern eine tatsächliche Auflistung, müssen auch nur die darin enthaltenen Positionen bezahlt werden. In der Betriebskostenabrechnung, öfter auch Nebenkostenabrechnung genannt, können vom Vermieter folgende Kostenpunkte aufgelistet werden:

1.     Öffentliche Lasten

Dazu zählt vor allem die Grundsteuer, die unter die „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ fällt und umlagefähig ist. Die Grunderwerbssteuer jedoch darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.

2.     Wasserversorgung

Kosten der Wasserversorgung wie beispielsweise Grundgebühren, Wasserzähler oder auch Kosten der Wartung, des Wasserverbrauchs und Kosten des Betriebs von hauseigenen Wasserversorgungsanlagen, sowie die Kosten der Abrechnung können auf den Mieter umgelegt werden.

3.     Abwassergebühr

In der Betriebskostenverordnung werden diese Kosten als „Entwässerung des Grundstücks“ bezeichnet und umfassen alle damit zusammenhängenden Kosten. Dabei sind Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück, wie Entwässerungsgebühren oder Kosten einer Entwässerungsanlage, umlagefähig.

Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser

In einigen Kommunen in Deutschland werden die Abwassergebühren gesplittet abgerechnet. Einerseits als Gebühr für Schmutzwasser und andererseits als Gebühr für Niederschlagswasser. Die gesplittete Abwassergebühr wird Pflicht, sobald die Kosten zur Beseitigung des Niederschlagswassers mehr als zwölf Prozent der Gesamtkosten der Entwässerungsanlage ausmachen. 

Der Vermieter zahlt die Gebühr für Schmutzwasser je nach Verbrauch an die jeweilige Kommune, abhängig davon, wie viel Frischwasser geliefert wurde. Die Niederschlagswassergebühr richtet sich danach, wie viel von der Grundstücksfläche versiegelt ist. Flächen gelten als versiegelt, wenn sie verhindern, dass Regenwasser normal absickern kann. Dies ist beispielsweise bei Gebäuden, Fundament, Rohren oder stark verdichteten Böden der Fall.

Die gesplittete Abwassergebühr ist wie die reguläre Abwassergebühr umlagefähig. Eine verbrauchsabhängige Abrechnung ist jedoch nur bei der Schmutzwassergebühr möglich.

4.     Warmwasser

Die Kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sind umlagefähig, genauso wie die Kosten für Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.

5.     Heizung

Kosten, die für den Betrieb der Zentralheizung inkl. Abgasanlage und Eichkosten anfallen, sowie die Kosten für die Fernwärme sind auf den Mieter umlegbar, genau wie die Kosten zur Reinigung und Wartung von Etagenheizungen.

6.     Verbundene Versorgung Heizung/Warmwasser

Bei zentralen Anlagen für Heizung und Wassererwärmung sind die Brennstoffkosten umlagefähig.

7.     Aufzug

Gibt es einen Aufzug im Haus, können Vermieter die Kosten für Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Wartung, Reinigung und Pflege etc. als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter umlegen, auch auf die, die ihn gar nicht benutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen (BGH VIII ZR 103/06). Reparatur- und Instandsetzungskosten sind hingegen nicht umlagefähige Kosten.

Wenn der Aufzug jedoch nur in die Dachgeschosswohnung führt, dann muss der Mieter dieser Wohnung die Kosten für den Aufzug alleine tragen. In diesem Fall dürfen die Kosten nicht auf alle Mieter des Hauses umgelegt werden. Dies gilt auch, wenn der Aufzug nicht allen Mietern zur Verfügung steht.

8.     Straßenreinigung und Müllabfuhr

Dazu zählen beispielsweise laufende Kosten für Straßenreinigung, Müllentsorgung, Beseitigung von Schnee und Eis sowie Betriebskosten für eine Müllkompressoranlage.

Die Kosten für regelmäßige Müllabfuhr und Straßenreinigung sind umlagefähig. Die Anschaffungskosten für die Mülltonnen können jedoch nicht als Nebenkosten angerechnet werden, da es sich um einmalige Kosten handelt.

9.     Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Hierzu gehören die Kosten für das Putzen von Treppenhaus, Waschküche oder Aufzug. Sofern es so vereinbart wurde, dürfen Vermieter dies ebenfalls in die Betriebskostenabrechnung schreiben. Auch das Beseitigen von Motten, Schaben oder Ratten ist umlagefähig.

10.  Gartenpflege

Kosten für das Gießen, Schneiden und Pflegen der Pflanzen zählt ebenfalls zu den umlagefähigen Nebenkosten. Eine jährliche Erneuerung des Blumenbeetes zählt zu denjenigen Ausgaben, die im Mietvertrag durch die Formulierung „Kosten gemäß Betriebskostenverordnung“ gedeckt sind. Auch die Pflege von Spielplätzen darf der Vermieter auf den Mieter umlegen.

11.  Beleuchtungskosten

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen hierbei die Stromkosten von Innen- und Außenbeleuchtung in den Gebäudeteilen, Zugängen, Treppen etc., welche von den Mietern gemeinsam genutzt werden. Sollte dort beispielsweise eine Glühbirne defekt sein und muss ausgetauscht werden, dann sind die Kosten dafür nicht umlegbar. Denn notwendige Reparaturen sind in der Regel Vermieterpflicht (siehe § 535 BGB).

12.  Versicherungen

Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Kosten für Glasversicherung, Haftpflicht für Gebäude, Öltanks und den Aufzug sind umlagefähig. In einigen Fällen beziehen die Mieter ihren Strom aus einer hauseigenen Photovoltaikanlage. Sollte diese durch die Gebäudeversicherung mit abgedeckt werden, können auch diese Versicherungskosten umgelegt werden. Private Versicherungen wie Rechtsschutzversicherung gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten.

13.  Hausmeisterkosten

Die Lohnkosten für den Hausmeister, der die Anlagen der Mietswohnung kontrolliert und auf die Einhaltung der Hausordnung achtet, zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Das gilt auch dann, wenn er nicht durch Geld, sondern beispielsweise durch eine Wohnung entlohnt wird.

Jedoch zählen nicht alle Tätigkeiten des Hausmeisters zu den Nebenkosten. Wenn der Hausmeister beispielsweise defekte Glühbirnen austauscht, ist das eine Reparatur und damit nicht umlagefähig. Kosten für Verwaltungsarbeiten, die der Hauswart übernimmt, wie das Einwerfen von Post, dürfen nicht umgelegt werden.

14.  Antennenanlage und Kabelanschluss

Was unter dem Begriff „Gemeinschafts-Antennenanlage und Breitbandnetz“ in der Betriebskostenverordnung steht, umfasst jede erdenkliche Art von Empfangseinrichtung. Darunter fallen monatliche Grundgebühren für Kabelanschluss, genau wie Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlage.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind jedoch einmalige Anschlussgebühren und Reparaturen außerhalb von Wartungsarbeiten.

15.  Einrichtungen für Wäschepflege

Wenn ein Waschraum von den Mietern gemeinsam genutzt wird, dann kann der Vermieter Kosten für Strom, Reinigung und Wartung umlegen. Dies gilt ebenso für die Kosten für vorhandene Trockner.

16.  Schornsteinreinigung

Im Regelfall werden die Kosten, die für beispielsweise Schornsteinfeger anfallen, als Teil der Heizkosten abgerechnet. Wenn ein Mieter seine Heizkosten jedoch unmittelbar mit, zum Beispiel den Stadtwerken abrechnet, können die entstandenen Schornsteinfegerkosten auf den Mieter umgelegt werden

17.  Sonstige Betriebskosten

Dazu zählen weitere laufende Nebenkosten, sofern diese im Mietvertrag genau festgelegt wurden.  Es muss sich um regelmäßig wiederkehrende und natürlich auch notwendige Kosten handeln. Einmalige Kosten, beispielsweise bei Reparaturen, sind nicht umlagefähig.

Nebenkostenabrechnung Widerspruch

Sie haben das Gefühl, dass Sie zu viele Nebenkosten bezahlen? Damit sind Sie nicht allein, viele Nebenkostenabrechnungen sind falsch. Es lohnt sich die abgerechneten Kostenpositionen mit dem Mietvertrag zu vergleichen.

Wenn im Vergleich zum Vorjahr plötzlich sehr viel höhere Nebenkosten anfallen kann man Einsicht in die Belege des Vermieters fordern. Sobald Unregelmäßigkeiten auffallen, wie die Abrechnung von den oben erwähnten nicht umlagefähigen Positionen, darf Widerspruch eingelegt werden.

Wenn Sie gerade erst in die neue Wohnung eingezogen sind, sollten Sie bei der Nebenkostenabrechnung unbedingt darauf achten, dass nur der Zeitraum berechnet wurde, in dem Sie tatsächlich im Haus wohnten und nicht das ganze Jahr. Außerdem hat der Vermieter nur zwölf Monate Zeit die Jahresabrechnung bei seinen Mietern geltend zu machen, danach ist sie verjährt und muss nicht mehr beglichen werden.

Wenn Sie Fehler bei der Abrechnung gefunden haben, sollten Sie bei ihrem Vermieter einen Widerspruch einlegen und um Klärung bitten.

Wenn Sie Unterstützung brauchen:  

1. Können Sie sich an einen Mieterverein vor Ort wenden

Mietervereine gibt es überall. Die Fachleute kennen sich sehr gut mit Mietrecht aus. Die Mitgliedschaft im Mieterverein Erfurt kostet beispielsweise 90 € zzgl. einer Aufnahmegebühr von 15 € (Stand: April 2022). Die Mitgliedschaft ist erforderlich um die Hilfe des Vereins in Anspruch zu nehmen.

2. Können Sie einen spezialisierten Rechtsdienstleister kontaktieren

Auf die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen spezialisierte Rechtsdienstleister wie etwa Mineko, können Ihre Nebenkostenabrechnung schnell und professionell auf ihre Richtigkeit hin überprüfen.

3. Können Sie die Abrechnung von einem Anwalt prüfen lassen

Natürlich kann Ihnen auch ein Anwalt in der Nähe bei einer falschen Nebenkostenabrechnung zur Seite stehen und den Austausch mit dem Vermieter übernehmen. Achten Sie nur auf eine Spezialisierung auf Mietrecht.